Start fire uger før festen med de tre beslutninger, alt andet hænger på: dato og tidspunkt, sted og antal gæster. Brug de følgende uger på at bestille og aftale ting, og lad ugen før festen handle om at købe ind, klargøre og skrive en køreplan for selve dagen. Så er det kun at gennemføre, når gæsterne kommer. Guiden gælder dig som vært. Gaverne har deres egen guide.
Overblik: hvad skal besluttes hvornår
| Hvornår | Skal besluttes | Kan vente |
|---|---|---|
| Fire uger før | Dato, sted, gæsteliste, ramme for budget | Menu, pynt, detaljer i programmet |
| Tre uger før | Invitation sendt, program valgt, leje og lokale bestilt | Indkøb, musik i detaljer |
| To uger før | Kage: bage eller bestille. Menu efter svar og allergier | Køreplan for dagen |
| Ugen før | Indkøbsliste, hjælpere, lyd og udstyr afprøvet | Pynt og posebeholdning |
| Dagen før | Forberedt mad, pyntet rum, køreplan printet | Alt, der kan gøres på dagen |
| Dagen efter | Aflevering af lejet, oprydning, regnskab | Noter til næste år |
Fire uger før: ramme og gæster
Vælg dato og tidspunkt ud fra barnets rytme og dem, du ikke kan undvære, fx bedsteforældre eller en hjælper. Vælg, om festen er hjemme eller i et lejet lokale, ud fra gæsteantallet og den plads, du faktisk har. Lav en foreløbig gæsteliste og et budget. Kan du ikke tilføje en post uden at sprænge rammen, så skær i listen eller programmet nu, ikke dagen før. Hvordan listen og invitationen skal se ud, står i guiden om invitation og gæsteliste. Regnemetoden til budgettet står i budgetguiden.
Kan vente: menu, pynt og temaet i alle detaljer.
Tre uger før: invitationen og de ting, der kan blive optaget
Send invitationen, så snart dato og sted er sikre. Sæt en svarfrist, der ligger før dit indkøb, og bed forældrene oplyse allergier og afhentningstid. Vælg det program, der passer til alder og plads. Er du i tvivl, kan du finde aktiviteten, der passer til din børnefødselsdag, ved at svare på fem spørgsmål.
Lejer du lokale, hoppeborg, borde eller pavilloner, så bestil nu, fordi populære weekender kan være optaget. Spørg om levering, afhentning, depositum, skader og vejr, og få svarene skriftligt. Spørgsmålene står i guiden om leje til børnefest. Skal der en DJ eller levende musik til, er det også her, du aftaler det. En playliste kan du vente med.
To uger før: kage, menu og svar fra gæsterne
Afgør, om du bager selv eller bestiller kagen. Bestiller du, så få allergihensyn og afhentningstid aftalt nu. Når svarene er kommet, kender du antallet af børn og de allergier, menuen skal tage højde for. Mængder og allergivenlig servering er behandlet i guiden om mad og kage til børnegæster. Mangler der svar, så ring eller skriv til dem, der ikke har svaret. Det er hurtigere end at gætte.
Husk lys til kagen. Fødselsdage fejres ifølge Lex ofte med et lys for hvert levet år i kagen. Skriv lys, tændstikker eller lighter på indkøbslisten, så de ikke glemmes.
Ugen før: indkøb, hjælpere og afprøvning
Skriv en indkøbsliste ud fra menuen og antallet af gæster. Køb det, der kan holde, og lad frisk mad vente til de sidste dage. Aftal, hvem der hjælper på dagen, og hvad hver person har ansvar for: modtagelse, mad, program, opvask. Har du musik eller lys, så prøv lyden af i det rum, festen skal holdes i, så du kender niveauet. Overvejelser om playliste, DJ og lydniveau står i guiden om musik, lys og lyd.
Skriv en køreplan for dagen: ankomst, program, mad, kage, afhentning. Den behøver ikke være detaljeret, men du skal kunne se, hvem der gør hvad, og hvornår.
Dagen før og selve dagen
Lav det, der kan laves i forvejen. Skal varm mad gemmes til dagen efter, skal den ifølge Fødevarestyrelsen kun lige dampe af, før den sættes i køleskab. Store portioner af fx saucer og kødretter skal deles op i mindre portioner, så de køles hurtigere ned.
Har du balloner til pynten, råder Forbrugerrådet Tænk til at bruge en ballonpumpe, så børnene ikke sutter på dem. Balloner, der er gået i stykker, skal smides ud, fordi det mindsker risikoen for, at børnene kan blive kvalt. Saml dem op undervejs, også på festdagen.
På dagen skal du have lagt tøj frem, printet køreplanen og samlet det, der skal bruges til programmet. Overlad det, du kan, til hjælperne, så du selv kan tage imod børnene.
Dagen efter: aflever, ryd op og skriv ned
Aflever lejet udstyr efter aftalen, og tjek, at depositum og eventuelle skader er afklaret. Gør regnskabet op mod budgettet, mens du stadig husker, hvad der blev brugt. Skriv to-tre ting ned, du ville gøre anderledes, så du ikke skal gætte næste gang.
Et tænkt eksempel med datoer
Her er et regnestykke, vi selv har lavet med fiktive datoer. Det viser, hvordan du sætter dato på hvert trin. Festen er lørdag den 28. juni. Du tæller baglæns:
- 31. maj: dato, sted og ramme er på plads, og gæstelisten er skrevet.
- 7. juni: invitationen er sendt, programmet er valgt, og hoppeborgen er bestilt.
- 14. juni: kagen er bestilt, og de gæster, der ikke har svaret, er kontaktet.
- 21. juni: indkøbslisten er skrevet, og hjælperne er aftalt.
- 27. juni: maden er forberedt, rummet er pyntet, og køreplanen er printet.
- 29. juni: udstyret er afleveret, og regnskabet er gjort op.
Rykker festen, flytter du alle datoer med den. Det er rækkefølgen, der er vigtig, ikke de enkelte datoer.
Det afhænger af din fest og din hverdag
Tidsplanen er en ramme, ikke en facitliste. Bor du i en by, hvor lokaler og udstyr er svære at få, skal du starte tidligere. Skal du bestille kage, musik eller lokale hos andre, har de egne frister og vilkår, som du må spørge dem om. Er der store søskendeflokke eller mange forældre, der bliver, ændrer det både mængder og plads.
Guiden dækker ikke gaver, budgettets enkelte poster eller programmets indhold. Det finder du i de øvrige guider. Er du i tvivl om sikkerhed ved udstyr, forsikring eller dine rettigheder som lejer, så spørg udlejeren og tjek dine vilkår. Har et barn en alvorlig allergi, skal du tale med barnets forældre om, hvad der er forsvarligt at servere.
Spørgsmål om tidsplanen
Er fire uger nok til at planlægge en børnefødselsdag?
Ofte ja, hvis du tager de store beslutninger først: dato, sted og gæster. Skal du leje et populært lokale eller bestille en kage eller en optræden, så start tidligere, fordi andre kan have optaget tiden.
Hvad kan jeg trygt udskyde til ugen før?
Indkøb af frisk mad, pynt, posefyld og køreplanen. Det, du bestiller hos andre, og invitationen skal være på plads tidligere.
Kan jeg lave maden dagen før?
Ja, meget kan laves i forvejen. Varm mad, du vil gemme, skal kun lige dampe af, før den sættes i køleskab, og store portioner skal deles op, så de køles hurtigere ned. Se Fødevarestyrelsens vejledning ovenfor.
Hvad gør jeg, hvis svarene fra gæsterne mangler?
Kontakt forældrene direkte, når svarfristen er gået. Spørg samtidig til allergier og afhentning. Vent ikke med at bestille mad og kage, til du har alle svar. Planlæg i stedet efter det antal, du har sikre svar på, og et lille råderum.
