Budget til børnefødselsdag og familiefest: et regneeksempel du selv kan ændre

Festens pris er summen af tre slags udgifter: poster, der vokser med antallet af børn (mad, kage, tak-poser), faste poster, som ikke ændrer sig, uanset hvor mange der kommer (leje, program, pynt), og en buffer til det, du ikke har regnet med. Skriv hver post ned, sæt dit eget tal på, læg dem sammen, og se så, hvilke poster der tæller mest. Det er dér, du kan spare, uden at børnene mærker det.

Sådan lægger du regnestykket op

Start med gæstelisten, for den styrer de fleste af tallene. Er du ikke sikker på, hvem der skal med, så tag først invitation og gæsteliste. Lav derefter to lister:

• Pris pr. barn: mad og drikke, kagestykke, tak-pose eller lille gave til gæsterne. Gang med antallet af børn, og husk de voksne, der bliver.
• Faste poster: leje af lokale eller udstyr, materialer til aktiviteter, pynt, evt. kage som hel bestilling.
• Buffer: en lille post til det uforudsete. Jo mere du har fået aftalt på forhånd og skriftligt, jo mindre behøver den være.

Formlen er: (pris pr. barn × antal børn) + faste poster + buffer. Alle tre led kan du ændre selv.

Et tænkt regneeksempel med opfundne tal

Regnestykket herunder er sitets eget og bygger på fiktive tal. Det er hverken gældende priser eller et gennemsnit for, hvad en fest koster. Det viser kun metoden, og du skal skifte tallene ud med dine egne.

Antagelser: tolv børn, en fest i et lejet lokale, én håndværksaktivitet, og kagen er hjemmebagt.

Sammenlagt giver det 2.310 kr. i eksemplet. Heraf følger børnetallet to poster: mad og tak-poser, som tilsammen koster 55 kr. for hvert barn. Lokalet er derimod fast. Kommer der to børn mere, stiger regningen med 110 kr. Holder du festen hjemme i stedet for i lokalet, falder den med lejen på 900 kr., men så skal du til gengæld regne med, om du skal bruge ekstra tid og ekstra udstyr.

Sådan ser du hurtigt, hvilke ændringer der betyder noget: Prøv at ændre én post ad gangen i dit eget regneark og se, hvad totalen gør.

Hvor du kan skære, uden at børnene mærker det

• Lokale eller hjem. Er lejen den største post, er det den første, du skal vurdere. Det afhænger af antal gæster og af, hvad din bolig kan rumme. Spørgsmålene til udlejer står i guiden om leje af udstyr og lokale.
• Færre aktiviteter, ikke kortere fest. Børn har sjældent brug for mange programpunkter. Se de forskellige aldersgrupper i program efter alder, eller brug værktøjet til at finde aktiviteten, så du vælger én, der passer til pladsen og din tid.
• Kage og mad. Bager du selv, flytter udgiften sig fra penge til tid. Bestiller du, skal du have allergihensynet med i prisen. Mængder og allergi står i guiden om mad og kage.
• Pynt og tak-poser. Her er det let at købe for meget. Børn lægger oftest mærke til kagen, maden og aktiviteten, før de lægger mærke til pynten.
• Gæstelisten. Hvert ekstra barn lægger sig oven i alle poster, der er pr. barn. Det er den ændring, der kan have størst effekt, men også den, der kan koste mest socialt.

Poster, der ofte glemmes

Budgetter skrider sjældent på de store poster, men på de små tillæg. Tjek disse, inden du lægger tallene sammen:

• Fragt, når du bestiller pynt eller gaver på nettet. Ifølge forbrug.dk kan fragtprisen være forskellig hos virksomhederne og kommer oven i varens pris, så man bør undersøge den samlede pris, inden man vælger.
• Told og moms ved køb uden for EU. Ifølge forbrug.dk betaler man ved køb på nettet uden for EU moms af første krone, og for pakker med en værdi op til 150 euro betales 3 euro i told pr. varepost. En billig pyntepakke fra en udenlandsk webshop er altså ikke nødvendigvis billig, når den ligger hos dig.
• Depositum, levering og afhentning ved leje af udstyr og lokale.
• Rengøring, lukketid og ekstra timer i et lejet lokale.

Når du indhenter pris hos udlejer eller bager, så bed om et tilbud frem for et overslag. Ifølge forbrug.dk er et tilbud bindende og kan som hovedregel ikke ændres, mens et overslag som regel er givet uden en meget grundig undersøgelse. Et tilbud giver et tal, du kan regne med i budgettet.

Det afhænger af dine priser og din situation

Guiden giver en regnemetode, ikke en prisliste. Ingen af tallene i eksemplet er priser, du kan forvente at møde, og guiden siger ikke, hvad en fest bør koste. De rigtige tal får du ved at spørge udlejer, bager og butikker, og ved at se, hvad der ligger i dit eget køkken og din egen skuffe.

Guiden dækker ikke forsikring, erstatning for skader eller regler for udlejning af lokaler. Skriv det i dit spørgsmål til udlejeren, og spørg dit forsikringsselskab, hvis du er i tvivl om, hvad der er dækket. Heller ikke råd om privatøkonomi i bredere forstand er en del af guiden. Har du en allergisk gæst, så spørg barnets forældre og bageren, hvad der kan serveres, og lad ikke budgettet afgøre, om barnet kan spise med.

Spørgsmål om festbudgettet

Hvor stor skal bufferen være?

Det afhænger af, hvor sikre dine tal er. Har du skriftlige tilbud på de store poster, kan bufferen være lille. Går du efter overslag eller skøn, bør den være større. Brug den til noget, der faktisk kan blive dyrere, fx ekstra gæster eller fragt.

Skal gaver fra gæsterne med i budgettet?

Nej, gæsternes gaver er ikke en udgift for dig. Det er derimod tak-poser, tak-kort og eventuel tak-gave. Om gaveønsker og gaveregn kan du læse i guiden om fødselsdagsgaver.

Er det billigere at holde festen hjemme?

Ikke altid. Hjemme sparer du leje, men kan få brug for ekstra borde, en hoppeborg eller rengøring bagefter. Læg begge scenarier ind i dit regneark og sammenlign totalen, når alle poster er med.

Hvordan holder jeg budgettet, når jeg bestiller mange ting?

Skriv hver pris ned med fragt, afgifter og eventuelt depositum, inden du bestiller, og læg den samlede sum ind i regnearket. Har du brug for hjælp til at skrive prisoverslaget i en rækkefølge, så se tidsplanen uge for uge.