Fastlæg først, hvor mange gæster plads, mad og dine kræfter rummer. Vælg derefter en klar regel for, hvem der kommer med, så ingen bliver valgt fra enkeltvis. Skriv til sidst en invitation med tid, sted, afhentningstidspunkt, allergispørgsmål, svarfrist og besked om, hvorvidt forældre og søskende er velkomne. Send den, så snart dato og sted er sikre, og giv forældrene rimelig tid til at svare.
Sæt rammen for gæstelisten, før du vælger navne
Start med tallet, ikke med navnene. Spørg dig selv, hvor mange børn stuen eller lokalet kan rumme, hvor mange voksne der kan holde øje med dem, og hvad budgettet tillader. Lejer du lokale, så spørg udlejeren om det højeste antal personer, og husk at forældre og søskende tæller med. Budgettet kan du regne på i budgetguiden.
Vælg en regel, der kan forklares
De fleste sårede følelser opstår, når et enkelt barn i en gruppe ikke er med. Tre regler holder normalt bedst:
- Hele gruppen: hele klassen, hele holdet eller alle drengene eller pigerne i klassen.
- Få, tætte venner: en lille fest uden for skoletiden, hvor invitationerne ikke deles ud foran andre.
- Delt fest: to mindre hold på to tidspunkter, hvis du gerne vil have mange med.
Uanset valg: giv ikke invitationerne ud i frikvarteret, så andre børn ser, hvem der ikke får en. Send dem til forældrene direkte, eller læg dem i tasken. Lad barnet være med til at lave listen, men sig fra start, at du sætter rammen.
Det skal stå i invitationen
En invitation, der besvarer forældrenes spørgsmål på forhånd, sparer dig for mange beskeder. Brug denne oversigt:
| Oplysning | Hvorfor | Skriv fx |
|---|---|---|
| Tid | Både start og slut, så afhentning kan planlægges | Fra–til, med dato og ugedag |
| Sted | Adresse og evt. ring på døren eller parkering | Fuld adresse og en praktisk bemærkning |
| Afhentning | Forældre ved, om barnet må gå selv eller skal hentes | Hvem henter, og hvor? |
| Allergi og kost | Du kan nå at tilpasse mad og kage | “Skriv, hvis dit barn har allergi eller spiser anderledes” |
| Svarfrist | Du kan bestille og købe ind med sikkert antal | Dato og hvordan der svares |
| Forældre og søskende | Alle ved, hvem der er inviteret | “Forældre er velkomne/afleverer og henter” |
Tilføj dit telefonnummer og tøjbesked, hvis festen foregår udendørs eller med vand og maling. Hvad børnene skal lave, bestemmer du i programguiden. Du kan også bruge værktøjet til at finde en aktivitet, så invitationen kan sige noget om dagen.
Allergi: spørg konkret, og skriv det ned
Spørg i invitationen, og følg op privat, hvis nogen svarer, at barnet har allergi. Bed forælderen om at skrive, hvad barnet ikke tåler. Er det en fødevare, der står på allergenlisten, kan du tjekke ingredienslisten. Sundhed.dk skriver, at allergenlisten er en liste over de 14 mest almindelige fødevareallergener, og at de skal fremgå af ingredienslisten på færdigpakkede fødevarer. Det gælder færdigpakket mad, ikke hjemmebagt kage eller buffet, så her skal du spørge forælderen og bageren direkte.
Skal du bestille kage, så vent med bestillingen, til svarfristen er gået og du kender både antal og allergier. Spørg bageren, hvilke allergener kagen indeholder, og om den kan laves uden dem. Bager du selv, så vælg en kage uden de allergener, der er på listen, i stedet for at lave en ekstra. Så sidder barnet ved samme bord og spiser det samme. Mere om menu og mængder står i guiden til mad og kage.
Søskende og forældre, der bliver
Skriv, hvad du forventer, i stedet for at lade forældrene gætte. For de yngste gæster er det ofte naturligt, at en voksen bliver. For de ældre er det normalt, at de afleveres. Overvej tre ting:
- Har du plads og hænder nok til voksne? Så skriv “forældre er velkomne” og sæt kaffe og et sted at sidde frem.
- Er der kun plads til børnene? Skriv det venligt: “Der er plads til børnene; forældre må gerne aflevere og hente.”
- Søskende: nævn dem i invitationen, enten som velkomne eller som ikke inviteret. Tæl dem med i gæstetallet, hvis de kommer.
Er et barn utrygt, er det en lille aftale mellem dig og forælderen, at forælderen bliver en stund. Det behøver ikke stå i invitationen.
Billeder fra festen
Planlægger du at tage billeder og lægge dem på en privat profil, så sig det i invitationen eller spørg forældrene, når de afleverer. Datatilsynet skriver, at deling af billeder af andre på private profiler som udgangspunkt ikke er omfattet af databeskyttelsesreglerne, men at man bør spørge vedkommende, hvis man er i tvivl, og fjerne billedet igen, hvis den anden ikke bryder sig om det.
Et tænkt eksempel på en gæsteliste
Regnestykket her er vores eget og har fiktive tal. Det viser kun fremgangsmåden. Lad os sige, at stuen kan rumme fjorten børn, og at to søskende følger med fra start. Der er så tolv pladser til gæster. Klassen har fire og tyve børn, så hele klassen kan ikke komme med. Du vælger derfor at invitere de børn, der går på hold sammen med fødselsdagsbarnet, og sender invitationerne direkte til forældrene. Svarfristen sætter du til en dato, der ligger før du skal bestille kage. Når svarene er kommet, tæller du børn, søskende og voksne, og du noterer allergierne ved siden af kagebestillingen.
Sådan sender du den i tide
- Aftal dato og sted først, så du ikke skal sende rettelser.
- Lav listen med den regel, du har valgt.
- Skriv invitationen med oplysningerne i tabellen.
- Send den så tidligt, at forældrene kan nå at planlægge, og sæt svarfristen før dine bestillinger.
- Send en venlig påmindelse til dem, der ikke har svaret, lige efter fristen.
Hvornår de enkelte ting skal gøres, kan du se i tidsplanen.
Det kan guiden ikke afgøre for dig
Guiden kender ikke din klasse, din skoles aftaler eller dit barns venskaber. Ved du, at en klasse har egne aftaler om invitationer, så følg dem. Har et gæstebarn alvorlig allergi, så tal direkte med forældrene om, hvad barnet kan spise og hvad du skal gøre ved en reaktion. Medicinske spørgsmål hører ikke hjemme her. Spørg barnets forældre eller en læge. Lejevilkår, lokalets kapacitet og forsikring står i lejeguiden, og gaver og tak står i gaveguiden.
Spørgsmål om invitation og gæsteliste
Skal jeg invitere hele klassen?
Nej, men inviterer du kun nogle, så vælg en regel, der kan forklares, fx et hold eller alle af samme køn. Undgå, at kun få børn i en gruppe bliver udeladt.
Må forældre til små børn blive til festen?
Det bestemmer du. Skriv det i invitationen, så alle ved, hvad de kan forvente, og tæl de voksne med i planlægningen af plads og servering.
Hvad gør jeg, hvis nogen ikke svarer?
Send en venlig besked efter fristen og spørg, om barnet kommer. Giver forælderen ikke besked, kan du vælge at regne med, at barnet ikke kommer, eller ringe, hvis du mangler et sikkert antal.
Skal jeg spørge om lov, før jeg deler billeder?
Er du i tvivl, så spørg forældrene. Datatilsynet råder til at spørge og til at fjerne billedet igen, hvis nogen ikke bryder sig om det.
